|
(vormals Wichtige Tipps zum Thema Videokonferenz)
Zum Gelingen einer Videokonferenz gehören eine gute Planung, die sorgfältige Vorbereitung der Gesprächssituation sowie das richtige Verhalten während der Videokonferenz. Dabei gilt es, einige Grundregeln zu beachten:
Videokonferenzen dienen zur effektiven Kostensenkung und zur massiven Zeitersparnis. Folgende Tipps sollen Ihnen zu einer erfolgreichen Nutzung Ihrer Videokonferenzsysteme dienen. Die Vielzahl der Hinweise und Gestaltungsmöglichkeiten soll keinesfalls abschreckend wirken. Erfahrungsgemäß lassen sich nicht immer alle Punkte umsetzen. Jedoch trägt die Beachtung bei der Gestaltung der Räumlichkeiten und der konkreten Konferenzsituation signifikant zur Steigerung der Effektivität bei! 1. Optimale Rahmenbedingungen:
Zur Schaffung geeigneter Rahmenbedingungen für Ihre Videokonferenz sollten einigen Mindestanforderungen eingehalten werden. So spielt die richtige Wahl der Farbtöne im Raum eine wichtige Rolle. Ein sehr heller (weißer) Hintergrund oder reflektierende Oberflächen stören das Bild. Entscheidend ist auch eine gute Beleuchtung des Raumes und vor allem der Konferenzteilnehmer. Kamera und Monitor vor sollten vor direkter Lichteinstrahlung geschützt sein. 1.1. Farben:
• Der ideale Hintergrund ist blau, grün oder grau.
je nach Raumhelligkeit und genereller Farbgestaltung können z.B. folgende RAL Töne verwendet werden: RAL 5012 (Lichtblau), 5014 (Taubenblau), 5024 (Pastellblau), 6034 (Pastelltürkis), 6021 (Blassgrün), 7045 (Telegrau 1), 7047 (Telegrau 4).
• Sehr dunkle (z.B. schwarz) oder auch sehr helle (z.B. weiß) Hintergründe sind nicht geeignet, da sehr dunkle Farbtöne zuviel Licht absorbieren, sehr helle Töne dagegen zu stark reflektieren.
• Vermeiden Sie starke Kontrastverhältnisse der Farbtöne im Raum, da die Kamera hier nicht so adaptiv arbeitet wie das menschliche Auge und somit schnell ein über- oder unterbelichtetes Kamerabild entsteht.
• Achten Sie darauf, dass die Einrichtungsgegenstände keine reflektierenden Oberflächen haben (zum Beispiel weiße Tischoberflächen, spiegelnde Glaselemente).
• Im Hintergrund sollten keine Pflanzen platziert werden, da die Blätter wackeln und somit gerade bei geringeren Bandbreiten für ein unscharfes Bild sorgen. (Beniamini ist der Worst Case)
• Ein Schild mit der Information Firma (Logo / Standort) an der hinteren Wand hilft bei der Zuordnung in Mehrpunktkonferenzen 1.2. Beleuchtung:
• Der Raum sollte gleichmäßig ausgeleuchtet sein.
• Eine Vermischung verschiedener Lichtquellen (z.B. Halogenlampen, Leuchtstoffröhren, Tageslicht) ist ungeeignet, da sich die Kamera auf keine der Farbtemperaturen richtig einstellen kann
• direkte Sonneneinstrahlung sollte vermieden werden.
• Mit diffusem Licht erzielt man die besten Ergebnisse. Hellen Sie den Raum nicht mit einzelnen Spots auf.
• Richten Sie einen kleinen Strahler direkt auf das Gesicht, damit Ihre Augen nicht durch Lichteinfall von oben im Schatten liegen. Ebenso kann der Konferenzteilnehmer hierdurch geblendet werden.
• Um Reflexionen auf dem Bildschirm zu vermeiden, sollten die Lichtquellen nicht direkt auf die Kamera oder den Monitor gerichtet sein.
• Platzieren Sie das Videokonferenzsystem nicht direkt vor einem Fenster. Das Gegenlicht blendet und die Teilnehmer werden durch Geschehnisse außerhalb abgelenkt
• Eine helle (nicht Weiß da sonst der Blendungseffekte entstehen) Tischplatte reflektiert das Licht dies hilft bei der Vermeidung von Augenrändern 1.3. Akustik:
Damit der Gesprächspartner Sie nicht nur gut sehen, sondern auch störungsfrei hören kann, sollten der Raum mit eine gedämmte Akustik aufweisen. Hallende Räume vermindern die Sprachverständlichkeit und können den Echo Canceler des Videokonferenzsystems überfordern.
• Der Raum, in dem die Videokonferenz abgehalten wird, sollte ruhig sein: Türen und Fenster sollten geschlossen sein, wenn hierdurch störende Geräusche (z.B. Verkehrslärm, Telefonklingeln, Gespräche Büromaschinen, Klimaanlagen, oder angrenzende Gänge) eindringen können.
• Räume großen Glasfronten oder gekachelte Böden sind akustisch ungeeignet, da durch die starken Reflexionen Nebengeräusche viel stärker auftreten und durch eine gewisse „Halligkeit“ die Sprachverständlichkeit sinkt und die Echounterdrückung der Videokonferenzanlage u.U. überfordert ist.
• Räume mit Abgehängten Akustikdecken, Teppich und Vorhängen vor den Fenstern sind gut geeignet: Diese Materialien wirken geräuschabsorbierend und verringern Nachhallzeiten.
• Bei der Positionierung der Mikrofone sollte darauf geachtet werden, dass diese in Sprechrichtung der Teilnehmer aufgebaut sind und nicht durch Unterlagen oder Geschirr verdeckt werden.
• In größeren Räumen reichen die Standard VK Mikrofone oft nicht aus. Hier ist ggf. der Einsatz einer zusätzlichen Mikrofonanlage erforderlich. (Ihr Vitec Team berät Sie hier gerne) 2. Vorbereitung der Videokonferenz:
Das Medium Videokonferenz erspart den Nutzern viel Zeit und Reiskosten. Trotz aller „Spontaneität“ die ein Videokonferenzsystem ermöglicht, erhöht eine gute Vorbereitung die Effektivität der Videokonferenz erheblich. Es sollte eine übersichtliche Agenda aufgestellt werden, die allen Teilnehmern wenn möglich schon im Vorfeld zugestellt wird.
Rechtzeitig vor Beginn der Videokonferenz sollte die Funktionstüchtigkeit der Technik überprüft werden um hier im Problemfalle ggf. technischen Support anzufordern bzw. den Fehler zu lokalisieren und zu beheben. Falls Sie Ihre Videokonferenz mit visuellen Hilfsmitteln wie z.B. Dokumentenkamera oder PC Bild Einspeisung beleben wollen, überprüfen Sie auch diese Funktionen im Vorfeld. 2.1. Im Vorfeld:
• Stellen Sie eine übersichtliche Agenda mit den Zielen des Meetings auf.
• Ordnen Sie die einzelnen Punkte nach ihrer Priorität.
• Informieren Sie alle Teilnehmer der Videokonferenz rechtzeitig per Mail Telefon oder Fax über das Thema / die Tagesordnungspunkte.
• Planen Sie maximal für eine Stunde, sonst lässt die Konzentration nach.
• Überprüfen Sie vor Beginn der Videokonferenz alle Verbindungen.
• Testen Sie angeschlossene Peripheriegeräte wie z.B. Dokumentenkamera oder Laptop
• Bauen Sie spätestens 10 – 15 Minuten vor dem vereinbarten Beginn der Videokonferenz die Verbindung auf und testen Sie Audio und Videoqualität.
• Verhindern Sie Störungen Ihrer Konferenz durch andere Personen, Handys, Telefonanrufe etc.
• Weisen Sie hierzu die Teilnehmer darauf hin, dass die Handys ausgeschaltet werden und sonstige Anfragen von Kunden oder Kollegen durch z.B. das Sekretariat aufgefangen werden.
• Ein Türschild mit „Raum Belegt“ oder „laufende Videokonferenz“ verhindert das versehentliche hineinplatzen von Personen in die Konferenz. 2.2. Gestaltung visueller Hilfsmittel:
Präsentationen, Dokumente oder Anschauungsmaterialien (z.B. kleinere Werkstücke) lockern die Videokonferenz auf und verdeutlichen oft mehr als viele Worte. Sieht man die gesamte Konferenz über nur Personen, wirkt das auf Dauer langweilig und es besteht die Gefahr, dass die Konzentration nachlässt.
Achten Sie jedoch darauf, dass Sie Präsentationen nicht mit Informationen überladen und die Schrift gut lesbar ist.
Anbei einige Hilfen, zur Erstellung von visuellen Hilfsmitteln:
• Ein dunkler Hintergrund mit großen hellen Buchstaben bringt eine gute Lesbarkeit. Verwenden Sie klare gut lesbare Schriften, beispielsweise Arial.
• Die Schriftgröße sollte bei mindestens 24 liegen, da gerade bei älteren Systemen als Wiedergabemedium oft nur ein Monitor mit TV Auflösung dient.
• Kleinbuchstaben sind besser zu lesen als Großbuchstaben.
• Auf Grund der 4:3 oder 16:9 Bild Seitenverhältnisse der Displays eignet sich eine Präsentation im Querformat ist besser als im Hochformat.
• Überfrachten Sie eine Seite nicht mit zu vielen Informationen.
• Ein Bild sagt mehr als viele Worte. 2.3. Kleidung:
Auch die richtige Kleidung der Konferenzteilnehmer spielt eine wichtige Rolle, um das Gesamtbild zu verbessern. Lassen Sie sich aber in keinem Fall von spontanen Videokonferenzen abhalten, auch wenn sie ggf. nicht ideale Kleidung tragen.
• Ideal ist eine weitgehend unifarbene Kleidung.
• Kleidungsstücke mit Musterung (Karos und Streifen) erzeugen eine höhere Datenmenge zur Übertragung als einfarbige. Dies kann im Extremfall zu einer verminderten Bildqualität (Bildaufbaugeschwindigkeit, Schärfe) führen.
• Karos und Streifen können bei der Aufnahme durch eine TV Kamera (z.B. die Videokonferenzkamera) technisch bedingt zu so genannten Cross Colour Störungen führen, bei denen wechselnde Farbmuster entstehen. Dies lenkt ab und stört somit die Konferenz. 3. Die Gesprächssituation:
Da eine Videokonferenz nicht mit einem persönlichen Vor-Ort-Gespräch identisch ist, sollte während der Gesprächssituation einige Verhaltensregeln beachtet werden um Kommunikationsprobleme und Missverständnisse zu vermeiden. Da es keinen echten Blickkontakt gibt, müssen dieser simuliert werden. Dies gelingt Ihnen am besten, wenn Sie die Kamera direkt über Ihrem Wiedergabedisplay platzieren. Für das Sprechen gilt: Deutlich, in normaler Lautstärke, nicht zu schnell und vor allem niemals gleichzeitig. Wichtig ist auch dass Sie Ihre Mimik und Gestik genau unter Kontrolle haben, da der Gesprächspartner wie auch in einem persönlichen Treffen Ihre Körpersprache wahrnimmt. Schaffen Sie durch Ihr Verhalten eine entspannte Atmosphäre. 3.1. Der Blickkontakt:
Einen direkter Blickkontakt ist bei einer Videokonferenz kaum möglich. Er muss bestmöglich simuliert werden. Gewohnheitsgemäß schauen Sie auf den Monitor, um den Gegenüber zu sehen, jetzt könnte der Gesprächspartner den Eindruck bekommen, Sie gucken an ihm vorbei. Nur wenn Sie direkt in die Kamera schauen hat der Gegenüber den Eindruck, direkt angesehen zu werden. Allerdings können Sie so den Monitor nicht mehr voll im Blick haben und somit Ihren Gesprächspartner nicht mehr sehen.
Die Situation kann folgendermaßen gelöst werden:
• Platzieren Sie die Kamera direkt über dem Monitor (bei größeren Auf- oder Rückprojektionen ggf. auch darunter)
• Achten Sie darauf, dass Sie in etwa auf gleicher Höhe mit der Kamera sind. Eine falsche Kameraposition kann das Gefühl der Überlegenheit beziehungsweise der Unterordnung hervorrufen.
• Wenn möglich positionieren Sie die Kamera so, dass in der Totalen (Weitwinkelbereich) alle Teilnehmer zu sehen sind, um der Gegenstelle einen Überblick über die Konferenzsituation zu geben. Für einige Systeme ist hierfür ein Weitwinkelvorsatz erhältlich. (Fragen Sie Ihr VIDCO Team)
• Passen Sie die Kameraposition der Konferenzsituation an.
Fest eingespeicherte Kamerapositionen helfen hier ohne langwierige Einstellungen z.B. die sprechende Person oder die gesamte Gruppe zu zeigen. 3.2. Das Sprechen:
• Sprechen Sie in normaler Lautstärke, aber nicht zu schnell.
• Sprechen Sie deutlich und klar artikuliert, da je nach Übertragungsbandbreite und Lautsprechersystem hier Qualität und Sprachverständlichkeit verloren gehen kann.
• Schalten Sie bei längeren Sprechpausen das Mikro ab. Teilen Sie dies Ihrem Gegenüber mit. Dies ist vor allem in Mehrpunktkonferenzen oder bei längeren Präsentationen eines Standortes sinnvoll.
• Vermeiden Sie das gleichzeitige Sprechen von mehreren Personen.
• Beachten Sie das technisch bedingt (Codierung des Bildsignals) eine kurze Verzögerung (bis zu 1 Sek.) entstehen kann, bis Ihr Audiosignal an der Gegenstelle ankommt bzw. Sie die Antwort erreicht.
• Sprechen Sie in Richtung des Mikrofons. Bei Mikrofonanlagen achten sie darauf, dass das jeweilige Mikrofon aktiv ist. 3.3. Das Verhalten:
• Verhalten Sie sich möglichst natürlich.
• Begrüßen Sie Ihren Gegenüber zu Beginn der Konferenz und stellen Sie sich und andere Teilnehmer, ggf vor. Beginnen Sie nicht sofort mit dem ersten Tagesordnungspunkt, sondern erkundigen Sie sich zuerst beispielsweise, ob die Technik einwandfrei funktioniert. Sinn ist, dass Sie die zumeist angespannte Anfangssituation auflockern.
• Papierrascheln, Fingertippen oder das Rumrutschen mit den Füssen nimmt die Gegenstelle wahr und führt zu einer unruhigen Atmosphäre.
• Wie auch in einem persönlichen Treffen spielt auch in der Videokonferenz Ihre Körpersprache (Mimik und Gestik) eine starke Rolle.
• In der Regel ermöglicht ein zweiter Monitor oder ein PiP (Picture in Picture) eine Kontrolle des an die Gegenstelle übertragenen Bildes. Überprüfen sie hierin ggf. Ihre Sitzposition, Mimik, und die Kameraeinstellung.
• Sorgen Sie dafür, dass Sie entspannt sind und sich wohl fühlen. Stellen Sie Getränke und eventuell einen kleinen Snack bereit.
• Lächeln Sie, wenn Sie die Videokonferenz beenden, denn Ihr Gegenüber achtet auf Ihre Körpersprache und gewinnt sonst schnell den Eindruck, dass Sie mit dem Verlauf der Konferenz unzufrieden waren.
• Stellen Sie sicher, dass die Verbindung nach der Konferenz auch wirklich getrennt wird. Weitere Informationen zur Einrichtung und technischen Ausstattung Ihres Videokonferenzraumes geben wir Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch auch bei Ihnen vor Ort weiter.
Ihr Team von VIDCO media systems |